疫情当下“在家办公”,怎么才能让员工靠谱工作?
发表日期:2020/2/7       来源:来源:HRsalonCN      浏览数:10005151

面对疫情,企业选择让员工“在家办公”,是“非常时期”的“非常手段”。一方面,可以保证公司业务不中断,另一方面,也可以给员工足够的人文关怀。 

其实,“在家办公”、“远程协同”其实并不是一件新鲜事儿。 

越来越多新兴企业,也选择把让员工“在家办公”作为自己的经营哲学。 

与其让员工把时间浪费在通勤上,把公司的利润浪费在办公室租金上,不如把这些资源用在如何提升员工们的远程协作中。 

如果在这个特殊时期,你们团队能够成功解锁“在家办公”这个技能,说不定“危机”过后,你们团队组织能力会因此而提升,成为团队规模进一步扩大的“转机”。 

不过,“在家办公”听起来很美好,作为管理者,执行起来却有很多的细节需要注意。我帮你总结了5件事,希望对你企业春节复工、远程协作有所帮助。 


01 


定规则 

远程办公不等于放羊。你要定好团队的上岗、离岗时间,团队沟通渠道等等规则。 

有些企业家朋友们可能会觉得,既然远程协作、在家办公,那就正好996了。大家也不要有什么上班、下班的时间,分那么清楚干嘛。 

但我必须要提醒你的是,一个员工在家,如果他把上班跟下班时间混在一起,吃亏的反而是老板你。 

道理很简单,他在家的这个环境里,显然是更容易被家里的人和事影响的。你让他一天24小时待机,实际结果就是,看上去他工作时间变久了,但实际上工作效率却会受到家庭事务的影响,反而变低了。 

尽量避免员工把私事公事混在一起,导致工作也没工作好,休息也没休息过,形成恶性循环。 

你可以用一些有仪式感的小动作来确认上班时间。比如,定好了九点开工,那么,时间一到,每个人都发一张自己的工作照片到群里打卡,启动一天的工作。 

规则还包括沟通的渠道,比如,什么级别的事情,在什么信息渠道上发布。我自己在创业的时候,就曾经发生过一次严重的运营事故。 

当时的一位运营负责人,通过邮件发布了某个运营规则的调整。 

因为当时公司有个不成文的规定,那就是一般的事情在群里吼一声,特别正式、需要大家重视的事情,才用邮件的方式正式的沟通出来。 

但是很不幸,由于大家平时习惯了在群里吼,没有收邮件的习惯,结果,这么重要的一件事,反而没有沟通到全员。 

所以,包括上下班时段、沟通工具和渠道、员工响应时间、信息汇报制度等等,都要由总部统一定好。避免团队成员散出去之后,你的信息收不回来。 


02 


指方向 

作为公司的管理者,你需要清晰地告诉团队,在目前公司的战略优先级任务是什么。 

在这个特殊的时期,最忌讳的就是眉毛胡子一把抓。 

抓关键任务抓关键岗位,也能减少你的管理成本,什么都重要,就等于什么都不重要。 

以往你习惯了团队以你为核心展开工作,你作为辐射中心,所有人的表现一目了然。 

但是,现在你的组织架构变成了网状树形,信息是一层一层传递出去的,给到团队一个明确的优先级,就相当于给大家吃了个定心丸。 

我非常建议你和你的管理团队一起写下来:如果这个特殊时期过去了,你的哪些指标做到了什么样就算是成功的? 

你把成功的样子先想好,然后反推要保留哪些关键任务。定下三个最重要的目标,然后集全团队的力量去保住。 



03 


盘人力 

管理者需要和人事经理一起分析目前情况下,在保障率优先任务的前提下,人力资源还可能有哪些缺口。 

我举个例子,以往某个运营团队,也许8个人就够了,但是现在这种远程协同的情况下,可能大家的效率确实会受到减少,那么你需要放,比如10个运营人员。 

但短期你是不可能再找两个的,这时候类似于财务、人事、行政这些岗位,可能短期并不会有太重要的工作要做。 

那么你就可以临时抽调他们出来,支援到运营部,把那两个人的缺口补上。把一些基础性的,较为独立的工作剥离出来。 

这样做的好处一方面是调整补齐人力资源缺口,另一方面也可以帮助你的支持部门熟悉业务,为他们将来更好的服务业务部门打下基础。 


04 


做协调 

管理者要帮助你的下属,做好资源的调配和权责范围的划分。 

大家在一起工作的时候,往往你我分不清楚,但是现在协同办公,边界开始出现了。 

以往基层的员工,可能到座位上说一声就可以搞定的事情,现在决策的过程变复杂了,凡事要走流程了。 

同时,有一些资源他们可能不会想到去用。 

比如,我自己创业的时候,就经常发现一些外地的员工,只要你不主动打电话给他,他是绝对不会主动告诉你“我需要什么帮助的”。久而久之,外区的生意就会落后于总部附近的生意。 

这时候上级领导就要主动关心,帮助他们去调用资源。 

另外,管理者还需要确定授权范围,什么事情员工能够独立做主,什么事情必须要通过你的同意。这在协同办公的一开始就要讲清楚。 

有些员工一听说“我可以独立办公了”,一下子位子没放对,心态就膨胀了。 

结果就做出了不属于范围内该做的决定,甚至很可能你还不知道。 

等到问题出大了,再回过头来追责,这就会极大地挫伤团队的信心。 


05 


冷启动 

今年和往年不同,也许就没有开工饭了。但是,给团队举办一次视频开工动员会,还是必不可少的的。 

你不要小看这个开工仪式,觉得是形式主义。 

其实恰恰相反,一场非常正式的一场视频会议作为冷启动,能够很好地帮助你的员工从假期状态调到工作状态。 

除了可以告诉大家公司去年的经营情况,展望今年的目标,由于今年疫情的特殊性,我建议你再加上一些鼓励员工的话。 

如果有可能,甚至你可以说一说你们公司对全国打败疫情这场仗有哪些贡献。 

另外,不要总是你在说。我建议你请在疫区的员工代表进行一个发言。 

请他和大家介绍一下,他们家乡的受灾情况。让大家看到,疫区的员工也在努力工作,同时公司对他们有足够的人文关怀,大家也会倍受鼓舞。 

在这一小时的视频会议里,我还建议你留出10~15分钟时间,让每一个员工都拍拍照或者用视频的方式,晒一晒自己在家办公的工位,还有自己的工作照。 

最后,说完了温馨的部分,还是得言归正传,回到工作上。你可以把在一开始定下来的协同工作纪律、制度,宣布给大家,拉齐大家对于远程协同的认知。 

最后我衷心祝愿大家能够化危机为转机,借这次事件提升公司的远程管理战斗力。以此为契机,为你们公司下一步组织和业务的扩展,做好铺垫!
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